Privacy

Privacy Statement

1. Algemeen
Woonopmaat ontkomt er niet aan om gegevens van onze klanten te verwerken. Woonopmaat neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacybeleid. Wij gebruiken met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten:
1. Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie. Dat betekent onder meer dat we uw persoonsgegevens niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk is en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen.
2. Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en zien erop toe dat onze leveranciers dat ook doen.
3. Wij houden ons strikt aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige wet- en regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Dit privacy statement geeft aan hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

2. Grondslagen
Wij verwerken alleen uw gegevens voor zover dit wettelijk is toegestaan. De grondslagen die
wij daarvoor hanteren zijn:
1 overeenkomst; alle gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van een (huur)overeenkomst;
2 wettelijke plicht; gegevens die wij verplicht moeten doorgeven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, politie en andere overheidsinstanties;
3 gerechtvaardigd belang; gegevens die wij nodig hebben voor intern beheer, behartiging van onze belangen en beveiliging, waarbij de afweging is gemaakt tussen de zwaarte van het belang van Woonopmaat en de inbreuk op uw privacy;
4 vitaal belang; in geval van levensbedreigende- of noodsituaties;
5 ondubbelzinnige toestemming; overige persoonsgegevens worden alleen op basis van uw toestemming verwerkt en deze mag altijd ingetrokken worden.

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?
Woonopmaat heeft uw persoonsgegevens nodig voor de volgende doeleinden:
- Het verhuren, beheren en onderhouden van onze woningen, bedrijfsruimtes, wooncomplexen en parkeerplaatsen.
- Het verkopen van woningen en parkeerplaatsen.
- Het voeren van een administratie ten behoeve van het uitvoeren van een beheerovereenkomst met een Vereniging van Eigenaren.
- Het uitvoeren van de woonruimteverdeling.
- Het uitvoeren van de inkomenstoets bij nieuwe verhuringen.
- Het afsluiten van een huur- of koopovereenkomst.
- Het innen van de huur en overige betalingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze vorderingen en het voorkomen van uit huiszettingen.
- Het (laten) uitvoeren van onderhoud en reparaties.
- Het zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving.
- Het aanpakken van woonfraude en overlast.
- Het doen van meldingen aan zorg verlenende instanties.
- Het afhandelen van geschillen en klachten.
- Het (uit)voeren van communicatie met onze huurders over al deze bovenstaande punten.
- Het uitvoeren van betalingen aan crediteuren (bijvoorbeeld aannemers).
- Het laten uitvoeren van accountantscontrole.
- Het uitvoeren of toepassen van wet- en regelgeving. In sommige gevallen zijn wij verplicht om informatie aan overheidsinstanties te verstrekken.
- Het verzamelen van persoonsgegevens voor onderzoek om te kunnen bepalen of er nieuwe woningen gebouwd moeten worden
- Het beveiligen van personen en gebouwen door middel van cameratoezicht. Dit doen wij met behulp van duidelijk zichtbare videocamera’s.

4. Welke persoonsgegevens gebruiken wij van u?
Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van u:
- Naam en contactgegevens. Hieronder vallen uw voor- en achternaam, geslacht, adres, historische adressen, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer en relevante registratienummers. Wij verwerken uw Burgerservicenummer (BSN) niet.
- Financiële en daaraan gerelateerde gegevens.
Hieronder vallen uw bankrekeningnummer, betaalhistorie, inkomensgegevens en gezinssamenstelling en –inkomen.
- Bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens. Hieronder vallen medische gegevens (bijvoorbeeld van de GGZ of jeugdzorg), gegevens over crimineel gedrag (bijvoorbeeld over een in een woning aangetroffen wietplantage) en gegevens over gedrag dat leidt tot overlast voor buurtbewoners.

5. Verwerkers, derden en convenanten
5.1. Verwerkers
Woonopmaat maakt gebruik van verschillende verwerkers; dat zijn leveranciers aan wie wij onze gegevensverwerking hebben uitbesteed. Met onze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af om de privacybescherming te waarborgen. Heeft u vragen over deze of andere verwerkers, dan kunt u contact opnemen met onze privacy officer via
privacy@Woonopmaat.nl.

5.2. Derden
Woonopmaat verstrekt enkel uw gegevens aan externe partijen die door ons zijn
ingeschakeld ten behoeve van de bovenstaande werkzaamheden. Denk hierbij aan [noem
een aantal derden]. We verstrekken enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor de derde om
zijn of haar taak uit te voeren.

Daarnaast is Woonopmaat op grond van de wet verplicht om in sommige gevallen
persoonsgegevens te verstrekken aan bevoegde autoriteiten zoals de politie (in het kader
van een strafrechtelijk onderzoek) of de Belastingdienst. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met
deze verzoeken.

Woonopmaat heeft maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend
voor bovenstaande doeleinden door de derde partij worden gebruikt.

5.3. Convenanten
Woonopmaat kan op grond van samenwerkingsconvenanten persoonsgegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen. De gegevensuitwisseling dient binnen de wettelijke kaders plaats te vinden en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is.

In convenanten maken we afspraken over welke gegevens we uitwisselen, met welk doel, op basis van welke rechtsgrond, welke beveiliging Woonopmaat toepast en hoe betrokkenen de hen toekomende rechten kunnen uitoefenen. Daarmee scheppen we kaders die nodig zijn om rechtsgeldig persoonsgegevens te kunnen uitwisselen. Meer informatie over de geldende convenanten en de bijbehorende kaders voor gegevensuitwisseling zullen worden opgenomen in het verwerkingsregister van Woonopmaat.

6. Gegevensbeveiliging
De veiligheid van uw persoonsgegevens heeft bij ons grote prioriteit. Uw gegevens, die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd. Wij controleren regelmatig de technische veiligheidsmaatregelen. Indien nodig zullen wij deze aanpassen aan de nieuwste stand van de techniek. Deze regels gelden door middel van verwerkersovereenkomsten ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Toegang tot gegevens is beperkt; alleen medewerkers die de toegang echt nodig hebben voor de werkzaamheden, krijgen die toegang ook. Daarnaast zijn onze medewerkers geheimhouding van uw gegevens verplicht.

7. Bewaartermijnen
Woonopmaat bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de werkzaamheden. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de soort persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

Wanneer de termijnen verstreken zijn, worden uw persoonsgegevens op een beveiligde manier verwijderd en vernietigd door ons. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurt.

Het is mogelijk dat uw gegevens in het verleden in ons archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig door middel van natuurlijk verloop.

8. Uw rechten
U heeft verschillende rechten die hieronder worden benoemd. Verzoeken om van onderstaande rechten gebruik te maken kunt u via email (privacy@Woonopmaat.nl) of schriftelijk bij Woonopmaat (ter attentie van Privacy) indienen. Uw verzoek ten aanzien van onderstaande rechten wordt binnen vier (4) weken beantwoord.

Om vast te kunnen stellen dat het verzoek ook echt door u wordt gedaan verifiëren wij uw identiteit. Indien u jonger bent dan 16 jaar of op een andere grond handelingsonbekwaam, dan moet het verzoek worden ingediend door uw wettelijke vertegenwoordiger. U heeft, als betrokkene, de volgende rechten:

Recht op informatie
U heeft het recht om in heldere taal informatie te ontvangen over de wijze waarop en waarom de gegevensverwerking plaatsvindt. Dit geldt zowel voor het geval dat de persoonsgegevens bij u zelf worden verzameld, als wanneer dit via anderen gebeurt.

Recht op inzage en afschrift
U heeft het recht uw eigen persoonsgegevens die bij ons bekend zijn op te vragen, te vragen voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt en met wie deze persoonsgegevens worden gedeeld. U heeft ook het recht hiervan een afschrift te ontvangen. Indien
persoonsgegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin u inzage wenst, dan worden deze persoonsgegevens afgeschermd.

Recht op correctie en aanvulling
U heeft het recht gegevens te laten verbeteren of aanvullen, als de gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Recht op gegevenswissing
U heeft het recht om Woonopmaat te verzoeken gegevens van u te verwijderen (gegevenswissing). Dit verzoek moet worden ingewilligd in onder meer de volgende gevallen:
- de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
- de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
- u trekt uw toestemming in (indien de verwerking hierop is gebaseerd).

Recht van beperking
U heeft het recht te vragen de verwerking en het gebruik van uw persoonsgegevens (tijdelijk) stop te zetten (te beperken), indien een van de volgende punten van toepassing is:
- U betwist de juistheid van de persoonsgegevens; de verwerking wordt stopgezet gedurende de periode die wij nodig hebben de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
- de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om het stopzetten van het gebruik ervan;
- Wij hebben de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
- U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking en bent in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Woonopmaat zwaarder wegen dan die van u.

Recht op dataportabiliteit
U heeft het recht op dataportabiliteit, ook wel overdraagbaarheid van gegevens genoemd.
Dat wil zeggen dat u het recht heeft uw persoonsgegevens, die u aan Woonopmaat heeft
verstrekt, in een gestructureerd en gangbaar digitaal bestand kunt verkrijgen. Tevens heeft u het recht die persoonsgegevens aan een andere organisatie over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door ons.
Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die:
- digitaal verwerkt worden, en
- die in het kader van de huurovereenkomst of op basis van toestemming worden verwerkt.

Recht op bezwaar
Het recht op bezwaar staat ook bekend als het recht op verzet. Als de verwerking van persoonsgegevens plaats vindt op basis van de rechtsgrond ‘belang van de organisatie’1, dan heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

9. De website
Woonopmaat verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens op de website in de eerste plaats
om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Woonopmaat verwerkt op haar websites de volgende gegevens van u:
- Informatie om in te kunnen loggen op Mijn Woonopmaat of het VVE Portaal.
- Het doorgeven van een reparatieverzoek.
- Naam en contactgegevens. Hieronder vallen uw voor- en achternaam, geslacht, adres, historische adressen, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer en relevante registratienummers. Wij verwerken uw Burgerservicenummer (BSN) niet.
- Financiële en daaraan gerelateerde gegevens. Hieronder vallen uw bankrekeningnummer, inkomensgegevens, huishoudgrootte, waaronder het aantal kinderen.

10. Waar kunt u terecht met een klacht?
Indien u van mening bent dat dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet correct wordt uitgevoerd door Woonopmaat, kunt u een klacht indienen bij Woonopmaat.

De beslissing van Woonopmaat op de klacht wordt binnen vier (4) weken schriftelijk aan u medegedeeld. Indien u het niet eens bent met de beslissing van Woonopmaat kunt u:
1. een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank starten;
2. een verzoek indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ
Den Haag) met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met Woonopmaat. Een verzoek(schrift) kan worden ingediend na ontvangst van de beslissing van Woonopmaat. Indien Woonopmaat niet binnen vier weken op een
klacht heeft gereageerd, kunt u een verzoek(schrift) indienen.

11. Wijzigingen van het privacystatement
Wij behouden ons het recht voor dit privacystatement te wijzigen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen.

12. Contact
Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement, dan kunt u contact opnemen met onze privacy officer via privacy@Woonopmaat.nl of via telefoonnummer 0251-256010.

----------

1. De rechtsgrond ‘belang van de organisatie’, is een afweging tussen het gerechtvaardigd belang van
Woonopmaat en de privacyrechten van de betrokkene. Of er sprake is van toepassing van deze rechtsgrond is terug te vinden in het verwerkingenregister.